Щодо зберігання документів

Які терміни передбачені для зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів ФОП або ФО, яка здійснює незалежну професійну діяльність (адвокат, нотаріус тощо), у випадку проведення процедури припинення діяльності, в тому числі у випадку, коли перевірка контролюючим органом не проводилась більше 1095 днів

Головне управління ДПС у Хмельницькій області повідомляє, що відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Абзацом першим п. 44.3 ст. 44 ПКУ передбачено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

Якщо документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення – рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ст. 44 ПКУ (п. 44.4 ст. 44 ПКУ).

Отже, у випадку процедури припинення діяльності фізичної особи – підприємця або фізичної особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності.

Згідно з абзацами першим – другим п. 44.5 ст. 44 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України від 13 березня 2012 року № 4495-VI зі змінами та доповненнями або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Слід зазначити, що нотаріус крім збереження документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, зобов’язаний відповідно до абзацу сьомого ст. 5 Закону України від 02 вересня 1993 року № 3425-XII «Про нотаріат» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 3425) дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення.

При цьому особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов’язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, визначеного частиною першою ст. 30 прим. 1 Закону № 3425, передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса (частина п’ята ст. 30 прим. 1 № 3425).