Касаційним адміністративним судом у складі Верховного Суду підтримано позицію ГУ ДПС у Одеській області у справі № 420/9587/20 та зроблено висновок про відсутність підстав для надання строку на відновлення втрачених документів платнику податків у разі невжиття відповідних заходів при зникненні (знищенні) первинних документів.
Колегія суддів звернула увагу на те, що згідно з приписами пункту 44.3 статті 44 ПК України встановлено, що платники податків зобов`язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов`язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Крім того, необхідність зберігати документи також передбачена п. 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88): первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські та інші звітності до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Алгоритм дій при втраті документів визначений Положенням № 88 та п. 44.5 ПК ст. 44 України.
Відповідно до п. 6.10 Положення № 88 (у редакції, чинній на момент виникнення спірних відносин) у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної митної справи, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового, митного законодавства, а також законодавства з плати єдиного внеску, – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами в 10-денний строк.
Касаційним судом зазначено, що з наведеної норми вбачається обов`язок платника податків у разі пропажі або знищення первинних документів повідомити про це правоохоронні органи та з метою встановлення факту втрати документів провести службове розслідування, про що керівник цього підприємства видає наказ, яким уповноважує комісію на проведення такого.
Окрім цього, пунктом 44.5 статті 44 ПК України (чинним на час виникнення спірних відносин) визначено, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов`язаний у п`ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.
Платник податків зобов`язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Судом зазначено, що позивач повідомив податковий орган про втрату 16.04.2020 документів поточного діловодства та фінансово-господарських документів суб`єкта господарювання згідно зі штампом вхідної кореспонденції 22.04.2020, тобто після спливу п`ятиденного терміну, що є порушенням п. 44.5. статті 44 ПК України.
Крім того, до початку перевірки, так і під час її проведення позивач не надав акту комісії про результати проведення розслідування, який також відсутній в матеріалах справи.
Касаційний адміністративний суд резюмує, що оскільки в листі позивача відсутнє посилання на інформацію щодо вжиття відповідних заходів, а саме акт комісії про зникнення (знищення) первинних документів, то у контролюючого органу не було законодавчих підстав для перенесення термінів документальної позапланової виїзної перевірки та надання строку для відновлення втрачених документів.
Відтак, постановою Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду від 07.04.2023 у справі № 420/9587/20 касаційну скаргу Головного управління ДПС в Одеській області задоволено, постанову суду апеляційної інстанції від 02.06.2021 скасовано, а рішення Одеського окружного адміністративного суду від 19.01.2021, яким відмовлено в задоволені позовних вимог про визнання протиправними та скасування податкових повідомлень-рішень на загальну суму 51 млн грн залишено в силі.