Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Згідно з п. 44.3 ст. 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39 2 Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
Разом з тим, пунктом 44.4. ст. 44 Кодексу передбачено, що якщо документи, визначені у пункті 44.1 ст. 44 Кодексу, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 ст. 44 Кодексу.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 996).
Згідно з частиною третьою ст. 8 Закону № 996 відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Що стосується вимоги надання документів, строк зберігання яких перевищує 1095-денний термін, то згідно з п. 102.1 ст. 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 ст. 102 Кодексу, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки операції відповідно до статей 39 і 39 2 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 ст. 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, – за днем її фактичного подання.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39 2 цього Кодексу) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).
Строки зберігання документів регламентовані Переліком типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884, зі змінами та доповненнями (далі – Перелік № 578/5).
У пункті 2.11 Переліку № 578/5 зазначено, що примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.
У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 Переліку 578/5. Так, примітка до статей «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення» конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.
Так, відповідно до ст. 336 Переліку 578/5 строк зберігання первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.
Аналогічну позицію висвітлено і у листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 № 01.2/2629, у якому наголошено на недопущенні знищення неревізованих (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів.
Слід зазначити, що відповідно до п. 522 підрозділу 10 Розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу перебіг строків даності, передбачених статтею 102 Кодексу, зупиняється на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19).
Водночас повідомляємо, що забезпечення формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства віднесено до основних завдань Міністерства юстиції України (п. п. 2 п. 3 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 липня 2014 року № 228 зі змінами та доповненнями).
З питань визначення строків зберігання документів та порядку їх знищення при застосуванні Переліку № 578/5 платникам податків доцільно звернутися до Міністерства юстиції України.